Hvordan arrangere et seminar

Hvem skal delta? Vil dere nå ut til noen som ikke allerede er engasjert i Natur og Ungdom sitt arbeid? Vil dere invitere folk fra hele Norge, eller kun deres fylke? Vil dere invitere medlemmer fra andre ungdomsorganisasjoner?

Hva vil dere oppnå med dette seminaret? Vil dere fokusere på ett tema, eller flere? Vil dere invitere nye medlemmer inn i organisasjonen? Skal dere forbedre samarbeidet mellom lokallagene i fylket? Skal dere gjennomføre en aksjon sammen?

Når skal seminaret være? Det viktig å sette en dato tidlig slik at man har god tid til å planlegge og mobilisere til arrangementet. Sjekk skolekalenderen og pass på at tidspunktet ikke kræsjer med eksamen, vurderinger eller andre ting. Hør med regionssekretæren deres når NU skal ha nasjonale arrangementer. Hvis dere vil ha med folk fra kontoret er det fint å høre med dem når de har tid.

Kartlegg hvem som har lyst til å bidra til planleggingen av seminaret. Det er viktig at alle får konkrete oppgaver og vet hvordan de kan bidra. Det er lurt å ha en diskusjon om hvilke styrker man har, hva man interesserer seg for, og hvor mye kapasitet man har. Da sikrer man at alle får en oppgave de kan og vil gjennomføre!

Lokallag kan søke aktivitetsmidler til å gjennomføre et seminar. Fylkesstyrer kan benytte seg av sine sparepenger eller søke penger fra andre støtteordninger. Her er det viktig å starte tidlig da det kan ta lang tid å få svar på søknader. Ta kontakt med din regionssekretær for å diskutere hvor man kan søke penger og hvor mye man bør budsjettere.

Noen ganger ønsker man å holde seminaret et spesifikt sted som er relevant for temaet for seminaret. Andre ganger kan det være gunstig å velge et sted som er lett tilgjengelig slik at mange kan delta og reisen blir billigere. Kontakt skoler, hytter eller andre lokaler dere ønsker å bruke. Det mest effektive er å ringe skolene eller dra dit direkte. Husk å spørre om lokalet er universelt utformet å vær tydelig på hva dere trenger av utstyr og rom.

Start arbeidet med å kontakte folk som kan holde foredrag og workshops. Her kan det være fint å sørge for at innlederne er mangfoldige og representerer ulike identiteter.

I påmeldingsskjema kan du spørre om:

• Navn
• Lokallag
• Epost
• Tlf
• Kontaktinformasjon til foresatte (hvis under 18)
• Har du behov for tilrettelegging?
• Har du noen allergier? (presiser hvis det er hyperallergi)
• Har du noen matpreferanser? Vegansk, kosher, halal, vegetar osv.
• Har du noe annet på hjertet?

Kontakt din regionssekretær hvis du vil ha påmelding i Checkin, hvis ikke kan du bruke Forms.

Lag en god arrangementsbeskrivelse som informerer tydelig om hva deltakerne kan forvente og glede seg til. Unngå avansert språkbruk. Informer om hvorvidt lokalet er universelt utformet.

Send melding og mail til Natur og Ungdom sine medlemmer, via chatter og facebooksider. Ta kontakt med din regionssekretær hvis du vil sende en mail til alle medlemmene i ditt fylke. De kan også hjelpe deg med å legge ut arrangementet på nu.no

Man kan også nå ut til andre målgrupper og folk som ikke er medlem i organisasjonen fra før. Er det andre organisasjoner eller folk der dere bor det hadde vært kult og ha med? Husk at det er en kjempestor styrke å nå ut til folk som ikke har vært med på Natur og Ungdom seminar før!

Ferdigstill et program og en matplan. Sørg for en god balanse mellom fritid, og faglig og sosialt program. Sjekk i påmeldingsskjema hvilke allergier folk har.

På Natur og Ungdom sine arrangementer er det vanlig å ha en praktisk komite (PK), som har ansvar for alt det praktiske under arrangementet. Om det er overnatting på skole er det viktig å ha PK over 18 som kan være nattevakt. Det er også fint og ha psykososialt ansvarlig, HMS ansvarlig og reiseledere. Kanskje dere også vil fordele roller som fotoansvarlig, SOME ansvarlig, snacks ansvarlig osv. Lag en tydelig vaktplan hvor man fordeler roller og skift mellom PK så alle vet hva de skal gjøre og når de skal gjøre det.

Her er det viktig og gi tydelig og utfyllende informasjon om programmet slik at deltakere og foresatte vet hva de kan forvente.

• Send en detaljert pakkeliste. Informer om hvor man kan leie gratis utstyr, for eksempel gjennom BUA.
• Informer om PK-rollene som psykosos og HMS så de vet hvem de kan henvende seg til under arrangementet om det skulle være noe.
• Vil det være et stillerom? Vil det være mulighet for å få sitt eget rom om man har behov for det?
• Reisevei – hvordan kommer man seg til arrangementet?
• Retningslinjer for trygg organisasjon som detaljerer hvordan vi skal oppføre oss på arrangementer i NU. Dette finner du på nettsiden.
• Reiserefusjon – informer om hvordan man søker refusjon for reise og hvem dette sendes til.
• Infobrev til foresatte
• Program for helgen
• Informer om eventuelle hyperallergier og mat folk ikke kan ta med.
• Det kan også være fint og dele nyttige lenker slik at deltakere kan lese seg opp på miljøpolitiske saker de ikke kan så mye om fra før.

Natur og Ungdom ønsker å ha inkluderende seminarer der alle deltakere føler seg hjemme og komfortable. Da er det viktig å unngå komplisert språkbruk og forkortelser, eller ta for gitt at alle er kjent med sakene du snakker om. Gi rom for at folk kan stille spørsmål og forklar nye ord og uttrykk. Vis folk at Natur og Ungdom er verdens beste organisasjon, med verdens beste folk!

Gratulerer med gjennomføringen av et vellykket seminar! Nå kan dere være stolte av dere selv. Etter seminarhelgen er det fint å sende ut et anonymt evalueringsskjema til alle deltakerne der de kan gi ris og ros og komme med anbefalinger til hva som kan bli enda bedre neste gang.